Mails/Kalender/Kontakte, Teil 2

Ok, ich hab mir wirklich Zeit gelassen, aber so langsam muss ich mal endlich hier weiter machen. 🙂

Im letzten Teil hab ich euch mein Gmail-Setup erklärt, welche Funktionen ich damit wie genutzt habe und was mir wichtig war. Hätte ich diesen Artikel vor 3 Wochen geschrieben, würde er anders aussehen als heute, denn ich feile ständig daran und versuche die ganze Geschichte zu verbessern. Leider gelingt mir das nur bedingt…

Die Verwaltung

Aber genug gejammert, los geht’s mit Mail-Adressen. Ich nutze zur Zeit 9 Postfächer separat. Das ist leider notwendig, da ich anders als bei Gmail mein Postfach nicht einfach für das Senden über einen Alias einrichten kann. Dafür habe ich ein 1&1 WebHosting-Paket für Mitarbeiter. Darin liegen alle meine Domains und E-Mails.

Für jedes Tool, jeden Online-Dienst etc. lege ich eine eigene E-Mail-Adresse an. Diese leite ich aber nur auf die Haupt-Adresse der jeweiligen Domain um. Die Haupt-Adressen muss ich nun bei jedem Gerät einzeln anlegen, und das ist ganz schön aufwendig…

Die Postfächer sind aber keine Standard-Postfächer, sondern Mailxchange-Accounts. Davon habe ich 10 kostenlose Accounts in meinem Paket. Diese funktionieren im Grunde wie Microsoft Exchange-Postfächer, unterstützen also Push usw., haben aber auch mehr Speicherplatz als die normalen Postfächer. Bei jeder Adresse habe ich damit außerdem 20 GB Speicher-Platz.

Weiterhin ist in jedem Postfach ein Kalender und eine Adressverwaltung integriert. Die ursprüngliche Idee war, in meinem Haupt-Postfach alle Adressen und auch verschiedene Kalender zu verwalten. Wie im ersten Artikel geschrieben, möchte ich 3 Kalender nutzen. Einer für meine Termine, einer für Termine meiner Frau und einer für gemeinsame Termine. Obwohl es in den Paketen die Möglichkeit gibt mehrere Kalender in einem Account anzulegen und zu verwalten, ist es mir zum Verrecken nicht gelungen, diese auf allen Devices nutzbar zu machen…

Auf allen Clients war es mir immer nur möglich, auf den Haupt-Kalender zuzureifen, die dahinter liegenden Kalender waren einfach nicht von außen zu erreichen. Und die Web-Oberfläche wollte ich natürlich nicht nutzen. Dadurch musste ich 2 weitere Mailxchange Postfächer anlegen. Eines für gemeinsame Termine und eines für die Termine und Kontakte meiner Frau. Alleine diese beiden Postfächer sind mir eigentlich schon zu viel und sau nervig, aber bis jetzt bleibt mir nichts anderes übrig… 🙁

Kurz zusammengefasst:

  • 7 Mailxchange Postfächer
  • 2 Postfächer zusätzlich ausschließlich für gemeinsame Termine und Termine und das Adressbuch meiner Frau
  • jeder Dienst bekommt seine eigene E-Mail Adresse, diese werden jedoch nur auf eines der 7 Haupt-Postfächer weitergeleitet

Und das gegenübergestellt dem EINEN Gmail-Postfach was ich bis jetzt genutzt habe und den Weiterleitungen darauf… Die komplette Verwaltung konnte ich aber über das Gmail-Konto erledigen.

Hier ergeben sich übrigens weitere Probleme: Ich möchte Mails archivieren und löschen. Die Clients die ich nutze, müssen diese Funktion also unterstützen! Jedes Postfach hat einen „Erledigt“-Ordner, in den ich Mails lege, die erledigt sind, die ich aber nicht löschen möchte.

Am einfachsten wäre es natürlich, wenn der Client eine „Löschen“ und eine „Archivieren“ Funktion hätte und ich sagen kann was passieren soll wenn ich die eine, oder andere Möglichkeit auswähle. So einfach ist es aber leider nicht… Da ich außerdem nicht überall die gleiche Möglichkeit habe Mails als Spam zu markieren habe ich einen zweiten Ordner „Müll“ angelegt. Hier hinein werden alle Mails verschoben, die 1&1 nicht als Spam erkennt. Was wiederum bedeutet, dass ich in regelmäßigen Abständen Online in die Postfächer gehen muss, um Mails die dort hinein gelegt wurden, als Spam zu markieren.

Ein weiteres Problem ist, dass ich von jedem Postfach täglich eine Mail erhalten, welche Spam-Nachrichten erkannt wurden! Ist hier eine Mail falsch erkannt worden, muss ich mich wieder in das Postfach einloggen und die Mail als „kein Spam“ markieren. Kommen wir aber nun zu den Clients.

Auf dem Mac

Auf dem Mac ist es noch das Einfachste, da ich hier nicht ständig Roms wechsle oder das OS neu installiere. Sparrow ist hier das E-Mail Programm meiner Wahl. Hier ist auch die Verwaltung von mehreren Accounts kein Problem. Es gibt einen gemeinsamen Posteingang und man kann für jeden Account festlegen, was mit gelöschten oder archivierten Mails passieren soll. Perfekt.

Kalender und Adressen verwalte ich mit den jeweiligen Apple Hausmitteln. Kalender und Quelle der Kontakte eintragen und fertig. Alles kein Problem. Auf mobilen Geräten sieht das dann aber gaaaaaaaaaaanz anders aus.

Das iPad Mini

Beginnen wir mit dem iPad Mini. Die Mail-Verwaltung ist sehr straight forward, ich nutze die Standard Mail-App. Die Postfächer werden als Exchange-Postfächer angelegt. Dadurch ist z.B. Push beim Eingang neuer Mails möglich. Man kann sich vorstellen, dass es schon in Arbeit ausartet, wenn man sein iPad neu aufsetzt und alle Mail-Adressen und Kalender neu eintragen muss, weil man einen Clean Install machen möchte (wie z.B. gerade wieder bei iOS 7 passiert)… Aber insgesamt bin ich mit den Lösungen auf dem iPad recht zufrieden. Allerdings muss man erstmal die Infos finden, wie man sein Mailxchange-Postfach als Exchange-Account eingerichtet bekommt. Diese Infos sind leider auch nicht auf der Startseite direkt einsehbar…

Kommen wir nun zu meinem Problemkind, dem Nexus 4…

Das Nexus 4

Natürlich könnte man jetzt sagen, „was schaffst Du Dir auch ein Android-Gerät an“, aber so ist das halt… Die besondere Problematik hier ist, dass ich das Rom sehr oft update, weil ich Nightlys von CyanogenMod nutze. Die können sich auch mal als nicht ganz so stabil herausstellen und dann ist neu aufsetzen angesagt. Anders als bei iOS ist dies aber nicht an einer zentralen Stelle möglich. Ok, Kalender und Adressverwaltung werden einfach in den Konten in den Einstellungen des Handys eingegeben, bei den E-Mails geht das aber nicht!

Warum? Weil die Standard-Mail-App einfach Schrott ist… Für mich wirklich nicht benutzbar. Die Verwaltung von mehreren Konten ist damit einfach Dreck. Also muss ich 3rd Party Lösungen nutzen und hier muss ich die Konten die ich einrichten möchte, wieder separat eingeben. Leider (warum eigentlich nicht?!?) ziehen sich diese Apps die Mail-Konten nicht aus dem System heraus, sondern müssen in der App selbst, separat eingegeben werden.

Ich hab nun mehrere Apps ausprobiert, aber keine sagt mir so richtig zu. Jede hat so ihre eigenen, speziellen Probleme. Bei 2 bin ich länger hängen geblieben, 2 möchte ich kurz vorstellen, da sie gute Ansätze haben, jedoch noch einiges an Features fehlt: Evomail und SolMail. Beide leiden im Grunde an dem gleichen Problem: Es fehlt eine Möglichkeit einzustellen, was genau mit gelöschten und Archivierten Mails passieren soll. Bei Evomail ist außerdem die Verwaltung von mehreren Konten eine Qual, da ein gemeinsamer Posteingang fehlt. Vielleicht tut sich da in Zukunft noch etwas.

Die beiden Lösungen die ich verstärkt einsetze: MailDroid und K-9 Mail.

Bis jetzt hab ich Maildroid eingesetzt. Das funktioniert an und für sich ganz gut, die Multi-Account Verwaltung klappt, es gibt einen gemeinsamen Posteingang und das Verschieben von Mails funktioniert. Leider gibt es aber auch Nachteile. Warum werden bei den Benachrichtigungen nur angezeigt, welches Postfach eine neue Mail bekommen hat? Eigentlich ist die App so eingestellt das sie den Betreff und die ersten Zeilen dort mit anzeigen soll, macht sie aber nicht! Das hat mich so sehr aufgeregt, dass ich K-9 Mail eine zweite Chance gegeben habe.

Eigentlich wollte ich K-9 nie benutzen, denn obwohl ich Doctor Who-Fan bin, ist das Icon einfach so was von dermaßen hässlich… Gott sei dank hat Action Launcher aber mittlerweile auch die Möglichkeit, einzelnen Icons separat zu ändern, so dass ich dieses Problem auch lösen konnte. Ein Vorteil den beide Apps haben, der aber auch gleichzeitig ihr größtes Problem ist, sind die Myriaden an Einstellungsmöglichkeiten… Das Einrichten von K-9 diese Woche hat fast einen Tag gedauert… Signaturen, Ordnerverhalten, was soll wann abgerufen werden etc. Alles muss für jedes Postfach einzeln eingestellt werden. Oh man.

Ok, zugegeben, hat man alle Einstellungen einmal vorgenommen, kann man diese bei beiden Apps speichern und beim nächsten Clean Install einfach wieder einspielen. Trotzdem ist die Verwaltung von 7 Mail-Konten (2 sind ja lediglich für Kalender und Kontakte da) nicht schön. Öffnet man eine Benachrichtigung weiß man z.B. nicht so genau wo man raus kommt. Manchmal in der eigentlichen Nachricht, dann hat man das Problem, dass man aus dem jeweiligen Postfach zurück in den gesammelten Eingang muss, das aber über die Zurück-Taste nicht geht… Dann wiederum geht der gemeinsame Eingang auf und man muss schauen, welche Mail denn gemeint war. Alles nicht schön.

Abschließend noch ein kurzes Wort zu Kalender und Kontakten: Hier nutze ich die Standard-Apps von Android. Ein Detail dazu: Da ich meinen Hauptkalender und die Adressverwaltung in meiner hauptsächlich genutzten E-Mail-Adresse hinterlegt habe, muss ich diese Adresse im Mail-Programm UND ZUSÄTZLICH im Android-System hinterlegen…

Fazit

Es ist eine Katastrophe… Ich bin zu dem Schluss gekommen, dass der Aufwand den Benefit aktuell nicht rechtfertigt. Das Geflecht aus Konten, Apps und Möglichkeiten das etwas schief geht ist so kompliziert, es macht einfach keinen Spaß… Wenn ich dann mal eine Mail suche, muss ich in mehreren Konten auf die Suche gehen, weil ich nicht mehr weiß, wohin die geschickt wurde.

Ich muss leider sagen, dass ich wieder reumütig zu Gmail zurückkehren werde. 🙁 Zwischenzeitlich habe ich meine Kontakte schon wieder dort gespeichert, weil mein Nexus 4 die Bilder der Kontakte vom 1&1 Server zum Verrecken einfach nicht übernehmen wollte…

Der erste Artikel war „nur“ etwas über 500 Worte lang. Um im 2. Teil mein Setup zu erklären, sind es nun fast 1600! Das ist es mir aktuell einfach nicht Wert. Gerade die Verwendung von Aliasen in Gmail machen es für mich aktuell zum unverzichtbaren Client. Alles in einer Hand, wenn ich etwas suche, ist es sofort da.

Ich werde in Zukunft sicher wieder ein solches Experiment starten, dann könnt Ihr sicher sein, dass Ihr es hier oder im Raidenger-Podcast mitbekommt. 😉

Wer bis hier hin durchgehalten hat: Hut ab und vielen Dank! 🙂 Die Kommentare stehen offen!

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